Altamir - DOCUMENT D'ENREGISTREMENT UNIVERSEL

ALTAMIR // / Document d’Enregistrement Universel 2019 80 // Présentation de la Société et de ses activités Facteurs de risques C) L’ÉLABORATION DE L’INFORMATION FINANCIÈRE ET COMPTABLE DESTINÉE AUX ACTIONNAIRES Systèmes et processus d’élaboration des états comptables et financiers La gestion des données financières et comptables repose depuis 2014 sur l’utilisation de deux progiciels : Sage 100 Comptabilité, développé par la société Sage pour la comptabilité générale et la paie ; Capital Venture 3 (CV3) édité par Klee Group, pour la gestion des titres des FPCI et d’Altamir, et pour l’établissement des états financiers et des états analytiques. CV3 a été déployé avec une interface CRM et un hébergement externalisé. L’intégralité des données du portefeuille d’Altamir depuis sa création a été reprise et un reporting personnalisé a été développé. Les états financiers IFRS sont réalisés à partir des comptes sociaux issus de Sage, mais au travers de fichiers Excel. Un processus très précis permet de passer des comptes sociaux aux comptes IFRS et d’effectuer les analyses de conformité. La Société continue à étudier l’acquisition d’un logiciel dédié à la production des états IFRS. L’ensemble des systèmes est diffusé auprès de nombreux utilisateurs, en France pour le système comptable et dans le monde entier pour CV3. Ils sont bien documentés. Les deux systèmes transactionnels sont utilisés de manière indépendante, d’un côté par la direction comptable (Sage 100 Comptabilité), de l’autre par le Fund Administration (CV3). Ceci donne lieu à des rapprochements et des contrôles au moment des synthèses. Le cabinet PCI, au titre du contrôle de second niveau, revoit régulièrement le respect des process et s’assure de leur mise à jour en cas de changement. Le Comité d’Audit est également amené à s’assurer du respect des process en place. Après avoir effectué ses investigations, il fait part de ses remarques et recommandations au Conseil de Surveillance. Valorisation des titres en portefeuille Le reporting d’une société de gestion de portefeuille ou d’une Société de Capital-Risque repose en particulier sur la valorisation des titres détenus en portefeuille. Pour les investissements réalisés pari passu avec les fonds gérés par Amboise Partners SA : • Une valorisation semestrielle est préparée par l’associé en charge de chaque participation. Ces propositions sont revues, et éventuellement amendées, lors de la réunion de revue de portefeuille avec tous les associés. Le Comité d’Audit d’Altamir revoit également les valorisations et peut les remettre en cause. • Les valorisations issues de modèles financiers (pour les titres acquis en LBO) sont contrôlées par la direction financière qui effectue des tests de cohérence avec les valorisations passées. • Comme indiqué ci-dessus, le processus d’élaboration et de contrôle des valorisations a été renforcé en incluant, entre autres, une analyse de l’évolution de la création de la valeur. • Les Commissaires aux Comptes et la direction financière revoient les valorisations avec les équipes sectorielles. En ce qui concerne les investissements réalisés au travers des fonds gérés par Apax Partners SAS et ceux conseillés par Apax Partners LLP : • La direction financière et les Commissaires aux Comptes s’appuient sur les revues effectuées par les Commissaires aux Comptes de ces entités mais également sur des entretiens directs avec les équipes d’investissements. Relation entre les procédures de contrôle interne et les facteurs de risque Ce rapport n’a pas pour objet de décrire les procédures en détail. Au travers de la description de l’organisation et des principes de contrôle interne, nous avons synthétisé les grands axes de fonctionnement du contrôle interne de la Société. L’année 2019 a vu, entre autres choses, la poursuite des actions en matière de contrôle interne, de lutte contre le blanchiment d’argent, de financement du terrorisme, ainsi que des développements additionnels sur le progiciel et les outils de reporting et un certain nombre de mises à jour des systèmes de sécurité informatique. L’année 2020 verra la poursuite de nos efforts et la mise en œuvre d’actions correctives si nous-mêmes ou nos contrôleurs relevons des faiblesses ou des omissions.